原则

在之前的一篇文章《做一个不完美的完美主义者——从「整理」开始》（下称《整理》）里， 我介绍了关于整理的一些原则和工具。有朋友留言说希望能够介绍一下这些方法的 workflow，即如何把这些方法落地到日常中的。

我决定套一下娃，用我是如何写作《整理》这篇文章作为一个例子，来讲讲我是如何在自己的项目中使用这些方法原则的。

首先我们来迅速回顾一下《整理》中提到的原则：

好记性不如烂笔头：记录下所有的想法，不管是大是小

珍惜有限的注意力：通过把所有的想法都记录在工具里，把自己有限的注意力放在正在做的事情上

二八原则（帕累托原则）：把重要的时间首先放在重要的内容上

敏捷思维：小步快跑，迭代并联处理问题，而非使用串联的思维

笔记也有「hierarchy」：把笔记分类，不同类的笔记用不同的方法、工具处理

把时间作为必不可少的朋友：在记录笔记时，尽量加入时间的维度

写作的故事

我产生写作《整理》这篇文章的契机，其实是在我一次写日记的时候。

在我之前的一篇关于写日记的文章里，我建议在写日记的时候准备一张白纸在一旁，把大脑里有趣的、碎片的想法用一些关键词记录下来，有的之后可以在日记里覆盖，有的可以放到别的地方，以后再展开。

在某次写日记时，我的思绪回到了我申请硕士的时候。当时我找朋友填写一个问卷，讲讲她们对我的看法，其中有一个朋友说我非常井井有条、把项目文件整理得很好。

当时我就转念一想，那么为什么不把自己关于整理的方法整理一下呢？这既可以帮助我自己整理思绪，也可以分享给需要的朋友。于是，我抓起旁边的白纸，在上面写下了这样一些关键词：

写下这些碎片，应该是在去年年底的事情了。在那之后生活里发生了很多事情，这篇文章的优先级也总是被别的文章挤下去。但是这张纸条我一直夹在日记本里。

今年年初的时候我开始用 Notion，专门建了一个写作的文件夹，里边放了许多我想写的话题。

根据我对于某个话题的兴趣、以及所收集材料的完整度，我会把文章大概排一个优先级。

于是我也把这张纸条和当时有的一些想法放到了一个条目下。但当时并没有做展开。

那之后的两个月，我并没有碰这个话题，部分是因为当时在读一些别的领域的书，想写写那个领域的文章；也因为我当时刚开始工作，每天大脑里充斥着乱七八糟的想法，很难找到契机写作关于「整理」的文章。直到自己的工作开始上正轨之后，我开始总结反思自己做得好的、不好的地方，并决定把这些想法写成文章。

我在这份工作上的一个收获，就是学会了如何多线程处理复杂任务。这个过程中需要把各个项目的进度、要做的事情、deadline 都整理清楚，所以《整理》的写作也就是顺理成章的事情。

决定写作这篇文章之后，我做的第一件事就是在印象笔记的写作分类下新建一个笔记。先不管有没有内容，笔记先建好。

这里我并没有使用 Notion 进行具体内容的写作，有两个原因：1. Notion 目前不支持离线操作，那么就有潜在风险无法实现「随时随地记录任何想法」的需求。2. 搜索功能方面，印象笔记比 Notion 好很多，而在写作文章的时候，需要经常搜索别的笔记进行内容补充，同时这篇文章本身也会成为未来别的场景下的搜索对象。因此这种大篇的文章我一般都放在印象笔记里，临时性的项目笔记大部分放在 Notion 里。

建好空白笔记之后，我首先定好框架，当然这个框架在后期有可能会修改。之后，我就在任何可能的时间段往不同的标题下写内容。可能是早上开始上班之前的半小时（我有时在家办公），可能是通勤路上。

如果在写作的过程中我发现自己有一些新的想法浮现，我会在文章的最后专门开一个模块，记录新的想法，在初稿完成之后对这些想法集中处理，要么舍弃掉，要么加入到文章中。

我的初稿一般都是非常糟糕的——错别字、不通顺的语句、前后逻辑不连贯、一件事情没说清楚，说的都是我。但是初稿完成之后，我会要求自己反复阅读、修改，并且是尽量在不同「大脑状态」下的阅读：如果在大脑特别清醒的时候通读，我可以看出文章里比较隐秘的逻辑错误；如果在工作一天之后通读，我可以看自己的写作是否足够浅显易懂、重点是否足够突出，让读者不需要逐字逐句阅读也能知道我在说什么。

最后在发表前，我还会在预览界面再读一次，以提供最佳的阅读体验。

回顾原则的应用

所以我是怎么用《整理》里的原则的？

好记性不如烂笔头：我会把所有的想法都记录在一个可追溯的地方——理想情况下是在自己常用的笔记软件里，并且最好是在某个特定的文件夹下，设计一个机制让自己时常回顾这个「临时」文件夹里的内容。

上文提到的那张纸条并非最好的记录方式，因为有丢失的可能性，但是当时的环境下，我并不想拿出我的手机（我很容易被手机的各种信息分心）。但后来我也尽量把想法电子化了。

珍惜有限的注意力：如果我产生了任何可能有价值的想法，我会立马记录在某个地方，避免大脑的资源被占用，导致无法真正地沉浸在当下。因此我们需要建立一个机制，让自己的记录行为尽量顺滑。比如写日记时准备纸条在一旁、文档最后有用来记录碎片想法的模块，以及笔记软件中提前设置好条目给碎片想法，都是降低自己记录门槛的方法。在记录下来之后，也需要设定时间点，让自己养成定期回顾的习惯。

二八原则（帕累托原则）：在写作内容的时候，我会先定好框架，因为我知道这些是我最想说清楚的事情，至于碎片想法，我会在主要内容结束之后再统一回顾，这样就保证了我能够把最重要的内容先完成，其他内容酌情处理。

敏捷思维：敏捷思维可以说是我日常生活中最重要的一个思维方式了。比如在写这篇文章的过程中，我不要求自己一步到位，在一开始就定下不会改的框架，也不要求自己在初稿阶段就写出完美的文章。相反，我总会告诉自己：先写下来，写完再说，写完再改。并且改，我也是要改几次，而不要求自己一次性改到最完美。想法的发酵也是同样，我发布文章的频率并不是很高，除了因为我手头上有比较多的事情之外，还因为我认为一些想法落地的过程需要时间，所以我不会急于把刚想到的话题马上落地到文章，而是放到任务流里。这也是「二八原则」的一个应用。

笔记也有「hierarchy」：我写作前，会把所有的主题和关于这个主题的任何想法扔到 Notion 相应的条目下。在开始写作之后，所有的内容都会被搬到印象笔记上，Notion 上的条目只会作为一个状态跟踪，相应条目的状态会被我拉到「in progress」下，文章写作完之后，状态会变为「complete」。但我不会往 Notion 里增加任何的内容。换言之，这条笔记是被「半丢弃」的状态。

另外一个体现就是在写作过程中，产生的碎片想法会被我放在文档末尾，正式结束写作之后那些内容会被我删除，或者变成新一篇文章的主题。所以我笔记会随着任务状态的改变而在不同的工具中流转，而相应的笔记也会被删除、更新、保存。

把时间作为必不可少的朋友：上文没有提到的是，我一般会给开始写作的文章设一个 deadline，并且在框架制定好之后，给每一个框架设定子 deadline。当然我对自己还是比较宽容的，所以常常发生 deadline 没法完成的情况，但不会超太多。给自己设定 deadline的好处在于，能够对自己资源（时间、精力）有个预估，且随着次数的增多，预估也会越来越精准。同时，deadline 也是激励自己的好办法。

结语

关于整理的工具和方法数不胜数，我们在学习进步的同时，也需要避免迷失——我学习使用工具的目的是什么？

我认为，我们使用工具的目的是能够最大化所积累资产的价值——文档、想法、笔记，等等，让它们助力自己的生活和工作。工具和方法是服务于内容的，它们本身并不是目的，目的是实现自己的人生追求。

所以工具再多，不求最好，只求适合。